5 Reglas para incrementar la productividad en modo trabajo desde casa

El teletrabajo, trabajo desde casa, home office o como quieras llamarlo, no es nuevo. Desde hace unos 8 años aproximadamente, muchas empresas en todo el mundo ya se dieron cuenta de los beneficios que trae esta modalidad. Y si bien es cierto que ha ido tomando fuerza, su difusión ha sido lenta y no se ha logrado consolidar.

Cientos de miles de personas desplazadas de los centros de trabajo a sus domicilios se enfrentan ahora al problema de cómo mantener la productividad. Además de buenas conexiones y aplicaciones adaptadas, necesitan coordinarse y mantenerse motivados.

Hasta hace unos días el teletrabajo era algo esporádico para muchas empresas. Algunas lo aplicaban de forma periódica y ocasional, mientras que para otras todavía estaba muy lejos de verlo como una realidad, algo que los datos evidencian: sólo el 6% de las personas ocupadas trabajó en remoto durante el cuarto trimestre de 2019 en Latinoamérica.

Sin embargo, desde que comenzó esta semana, esta forma de trabajar se ha convertido en una necesidad para millones de personas. La emergencia sanitaria derivada del Covid-19 ha implicado que empresas y empleados deban adoptar una nueva rutina que en ocasiones puede resultar pesada.

Sus beneficios están a las vista: Ahorro de cientos de horas y dinero al año en transporte para los trabajadores, más tiempo con la familia y obvio, menos probabilidades de contraer enfermedades contagiosas.

Para las empresas también supone beneficios valiosos: Ahorro de energía eléctrica, internet, agua, uniformes o ropa de trabajo, alimentación en muchos casos y otros más dependiendo del giro del negocio.

Cientos de miles de nuevos tele trabajadores en Latinoamérica están apenas empezando su curva de aprendizaje. Pasada la primera prueba, se plantean dos retos:

  1. Que no decaiga la productividad, mejores resultados con menos recursos; que las horas delante del ordenador puedan traducirse en resultados.
  2. Y otro reto es lograr que los colaboradores se sientan empoderados, motivados y parte del equipo. Los latinoamericanos somos gregarios por naturaleza, nos gusta compartir y relacionarnos con otras personas.

Primero lo primero, hay que dejar a un lado el método presencial de trabajo, que es la mayor dificultad a la que se enfrentarán las empresas. Se trata de aplicar nuevos métodos y herramientas para adaptarse a la nueva realidad.

Para asegurar que se cumplan los dos retos planteados te sugiero aplicar estas 5 reglas:

  1. El trabajo no se mide por las horas trabajadas. En este modelo se debe trabajar por proyectos, por objetivos o por retos y sobre esos proyectos se construyen equipos que se dividen las tareas y se marcan plazos.
  2. Para que funcione, es imprescindible marcar «puntos de contacto» y «centros de control», es decir, un seguimiento disciplinado de la ejecución de las tareas de todos los miembros del equipo, rendición de cuentas diariamente, así como de las cuestiones que pueden bloquear la producción. Cobrando sentido como modelo que mejora la productividad al hacer más con menos y no como recurso de emergencia para contener la expansión de una enfermedad.
  3. La calidad de las plataformas tecnológicas que se emplea. Las aplicaciones para gestionar equipos, realizar teleconferencias, simultanear la ejecución de tareas, coordinación de trabajos… son abundantes pero no sirven de nada si las plataformas que se emplean no lo soportan.

Una vez que tengas un computador, un teléfono celular y buen internet, te recomiendo las siguientes plataformas:

  • Videoconferencias: Zoom, Meet de google (hangout), Microsoft teams
  • Gestión y almacenamiento de archivos: Google Drive, Dropbox, Wetransfer
  • Comunicación: WhatsApp y WhatsApp web, correo electrónico
  • Compartir escritorios en remoto: Team Viewer,
  • Chats para equipos y colaboración en remoto: Slak, Glip, Trello
  • Captura de pantalla en video: Camtasia, Filmora
  • Gestión de proyectos: Asana, Basecamp, Wrike, WorkZone
  • CRM: Hubspot, Suite CRM, odoo CRM, Bitrix24

4. La motivación de los empleados. Si en un principio puede parecer que la oportunidad de conciliar la vida laboral con la familiar o de tiempo libre es una ventaja que compensa el cambio de modelo, lo cierto es que uno de los riesgos a los que se enfrenta la productividad del modelo, es que resulta más complicado de aplicar, porque la conciliación en tiempos de confinamiento familiar es menos practicable o porque resulta inevitable que los trabajadores que antes convivían en el mismo lugar tengan una sensación de aislamiento y decaiga la motivación.

Para mantener motivado al equipo te recomiendo:

  • Incorporar un plan de incentivos y reconocimientos
  • Mantener una comunicación más cercana en aspectos personales
  • Incorporar gamificación a las tareas (Juegos, concursos, trivias)

5. Por último, la corporación multinacional Sodexo Beneficios e Incentivos ha recopilado cuatro prácticas dirigidas a aplicar durante las jornadas de trabajo en casa. Su objetivo es que los trabajadores aprendan a gestionar el tiempo fuera de la oficina y mantengan su productividad, evitando distracciones que puedan surgir en el hogar:

  • “Técnica Pomodoro”. Se trata de un método destinado a mejorar la gestión del tiempo de forma adecuada, permitiendo aumentar la productividad y la eficacia. Su funcionamiento es sencillo; consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos, a los que se denominan Pomodoros, separados por una pausa de cinco minutos.

Durante dichos intervalos el trabajador debe dedicarse a una única tarea sin distracciones y, cada cuatro Pomodoros se recomienda hacer un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. El sistema se basa en la idea de que las pausas pueden mejorar la agilidad mental de las tareas diarias.

  • “Técnica Comerse una rana”. Este procedimiento pretende organizar el tiempo de la jornada basada en la importancia de las tareas. Según el autor, las personas tienden a dejar para después las más complicadas y, al llegar al final de la jornada laboral con el cansancio acumulado, se terminan dejando para otro momento. Por ello, propone realizar en primer lugar aquello que resulte más difícil, de forma que el resto parezca más sencillo evitando el aplazamiento y aumentando la productividad.
  • El Método Getting Things Done (GTD) propone dejar de pensar y apuntar las gestiones que se deben hacer, y simplemente realizarlas en el acto. Así, la tercera práctica o Regla De Los Dos Minutos sugiere establecer en la rutina de trabajo la norma de ejecutar inmediatamente las tareas que sólo implican unos pocos minutos.
  • El sistema Ivy Lee, trata de organizar el día a través de una lista de cometidos: al final de la jornada laboral el trabajador deberá enumerar las seis cosas más importantes que tendrá que realizar al día siguiente; el documento deberá estar formado únicamente por seis puntos que irán ordenados en función de su prioridad y por orden descendente.

Esta técnica centenaria tiene la ventaja de que evita el multitasking, ya que al comienzo de la jornada el empleado estará organizado y se podrá centrar en realizar las tareas asignadas sin comenzar una nueva hasta haber terminado la anterior. Las que no se hayan completado pasarán por orden a la lista del día siguiente.

«El futuro será híbrido, nos sorprenderemos de hasta dónde puede llegar lo digital porque hace las tareas computables y automatizables, pero no cabe duda de que el modelo físico no puede desaparecer», Moneo.

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